Karar vermenin tam sırası.

Ofisinizi yeniliyorsanız, proje şu kıstasları gözetiyor mu?

Giderleri azaltmak için enerji verimliliğinden yararlanmak

Karbon emilimini azaltmak

Mekânı iyi değerlendirmek

Gün ışığından ve doğal havalandırmadan en yüksek derecede faydalanmak

Yönetmelikleri sağlamak

Yeni bir ofise taşınıyorsanız, “ne kadar sürdürülebilir olmalıyım?”ın cevabını verebilmelisiniz:

Yüksek

Orta

Geçerli

Yeni bir binaya taşınıyorsanız, kendinden BREEAM ya da LEED* sertifikasına sahip bir binaya taşınmayı düşünebilirsiniz; eğer mevcut ofisinizi yeniliyor ya da sertifikası olmayan bir binaya taşınıyorsanız, Bigg size enerji danışmanlığı sağlayacaktır.

BREEAM sertifikası almayı düşünüyorsanız, derecenizi kararlaştırın:

Outstanding

Excellent

Very Good

Good

Pass

LEED sertifikası almayı düşünüyorsanız, derecenizi kararlaştırın:

Platinium

Gold

Silver

Certified

Deloitte Türkiye ofisi, Amerika Birleşik Devletleri Yeşil Binalar Konseyi tarafından verilen LEED Gold Sertifikası’nın sahibi oldu. İnsana ve doğaya saygılı yeşil binalar ve yerleşkeler yaratarak dünyanın daha yaşanabilir olmasını amaçlayan LEED Sertifika Sistemi, dünya çapındaki en yaygın, en güvenilir ve en geçerli “Yeşil Bina Sertifika Sistemi” olma özelliği taşıyor.

Enerji verimliliğini ve karbon salınımını dikkate alın:

Yüksek kaliteli, enerji etkin aydınlatma sistemleri tercih edin.

Günlük kullanım için ısı kontrolü sağlayın.

Enerji kontrolünüzü kendiniz yapın: mekânı, enerji kullanımına göre bölgeleyin ve düşük kullanımlı alanları ayırın.

Kendi kendini kapatabilen ya da “stand-by”a alabilen sistemler uygulayın.

Akıllı ısıtma, soğutma ve havalandırma sistemleri uygulayın. 

Televizyonlar, ekranlar, yazıcılar gibi elektronik cihazların zamanlayıcı ile kullanılmadığında kapalı olmasını sağlayın.

Aydınlatmanız, akıllı olsun

Binanızda gerekli aydınlatma değerlerinin (lux birimi) sağlandığından emin olun.

Mekânda bölgeli aydınlatma sağlayın, her bölgenin ayrı kontrolü sağlandığından emin olun.

Otomatik aydınlatmalar için hareket dedektörleri yerleştirin.

Günışığını algılayan sensörler kullanın; bu günışığından daha fazla faydalanmanızı sağlayacaktır.

Hafta sonları ve geceleri aydınlatmanın kapanmasını sağlayan zamanlayıcılar ayarlayın.

LED aydınlatma kullanın. 40 W’lık standart bir ampul, 1000 saatlik bir ömre sahipken enerji etkin LED sistemlerde 50.000 saate kadar çıkmaktadır -50 kat daha fazla!

Yerel/bölgesel aydınlatmayı dikkate alın. Masa lambası benzeri aydınlatmalar, genel aydınlatmaya göre hem çalışanalrın konsantrasyonunu artırmakta, hem de gereksiz enerji tüketimini azaltmaktadır.

*BREEAM® (BRE's Environmental Assessment Method) ve LEED® (Leadership in Energy and Environmental Design), binaların ne kadar “yeşil” ve “ekoloji dostu” olduğunun değerlendirilmesi ile verilen sertifika sistemlerinin en yaygın olanlarıdır.

Sürdürülebilir bir ofise adım adım kavuşmanız için, sizin için hazırladığımız "Nasıl yeşil bir ofisim olur” listesine göz atabilirsiniz.

Depolama alanları yaratın.

Depolama ihtiyaçlarınızı belirleyin, eski ofisinizdeki sorunları tespit edin ve yeni ofisinizi karmaşadan uzak tutun.

Genel depolama

Kâğıt ağırlıklı kısımlar: belge depolama, arşiv alanı vb.

Kırtasiye, ofis malzemeleri vb. depolama odaları

Hassas depolar: kasalar, güvenlik depoları vb.

Mutfak depolama alanları

Ayrıca:

Her çalışan için gerekli depolama alanı (dolaplar, çekmeceler, kesonlar vb.)

Vestiyerler vb.

Ofis dışı depolar:

Sektörünüze göre, ofis dışında depolama seçeneklerinizi değerlendirebilirsiniz: bu, alandan, enerjiden ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.

Depo alanlarını belirlerken, ofisinizin geleceğini de göz önünde bulundurmak, gelecekteki kötü sürprizlerden kaçınmanızı sağlayacaktır.

Mobilya kararları

Ekonomi, sağlık, güvenlik, ergonomi, estetik dengesini, şirketinizin kimliğini yansıtacak tarzda bulun.

Yeni mobilyalara gerek var mı? Satın almak yerine kiralayabilme seçeneğine sahip misiniz?

Garantileri var mı? Nakliye ve kurulum nasıl gerçekleşecek?

Mobilyalar hem çalışanların günlük kullanıma uygun ve pratik, hem de ergonomik mi?

Sürdürülebilir malzemeden yapılmışlar mı? Geri dönüşümü mümkün mü?

Şirketinizin kimliğine dair ne anlatıyor? Geleneksel? Modern? Eğlenceli? Ciddi? Enerjik? Sofistike?

Teknolojik ofisler

Yeni ofisiniz, teknolojik altyapınızı geliştirmek için bir fırsat!

Genel

Güç kaynakları, jeneratörler, kablolar, döşeme buatları yeterli mi?

IT, telefon, internet altyapısının taşıma, kurulum ve kontrolünü kim gerçekleştirecek?

IT, data ve bilgisayarlar

Kablo çözümleri uygun gerçekleştirildi mi?

Yazıcı ve faksları nasıl yerleştireceksiniz? Herkesin erişimi mümkün mü?

Kablosuz sistemlere geçmeyi düşünüyor musunuz?

Serverlar, yedeklemeler, jeneratörler sizi kötü sürprizlerden koruyacak şekilde işliyor mu?

IT yönetimi ve koordinasyonu kim tarafından sağlanıyor?

Telefon ve internet

İnternet sisteminizden ve telefon şirketinizden memnu

Karar alma aşamalarında, doğru kişilerin dahil olması son derece önemlidir.

Çalışanlarınızın tümünün de düzenli olarak bilgilendirildiğinden emin olmalısınız.

Taşınma “ekibini” seçmek

Programınızdaki taşınma gününden 12 ay önce düşünmeye başlamalısınız: temel ihtiyaçlarınız neler, süreç nasıl ilerlemeli, ve kim sorumluluk almalı? Bakırküre lojistik destek sağlayacak ve taşınmanızı planlayacaktır; fakat işleyişin içeride de aksamadan yürümesini sağlamalısınız. Çalışanlarınız arasında Bakırküre ile koordine çalışacak bir ekip oluşturmak işleri kolaylaştıracak, şirket içi iletişimi arttıracak motivasyonu yükseltecektir.

Tıpkı şirketinizin birimleri gibi, taşınma ekibinizin de rolleri olmalıdır:

İdari Direktör

Finans Direktörü

Servis Direktörü

IT Direktörü

Operasyonlar Direktörü

Pazarlama

İnsan Kaynakları

Rollerin ve sorumlulukların, ekipte yer alan kişilerin şirketteki işleri göz önünde bulundurularak paylaşılmasını sağlamanız, işinizi kolaylaştıracaktır.

Profesyonel danışmanlarınızı belirleyin

Proje sürecinde, pek çok kişi ile konuşacaksınız: o halde en iyileri ile konuştuğunuzdan emin olun!

Bakırküre, mimari tasarımdan iletişim tasarımına, aydınlatma tasarımından sürdürülebilirliğe uzmanlardan oluşan bir platformdur. Koordinasyonla saatlerinizi harcamayın: Arkanıza yaslanın ve Bigg, sizin için tüm süreci yönetsin!

Ticari işyeri komisyon uzmanları

İyi referansları var mı?

Teknik detaylar ile ilgileniyorlar mı?

Projenizin gelişimi sürecinde rol alacaklar mı?

Araştırdığınız bölge konusunda bilgi sahibi mi?

Ücretleri belli mi?

Diğer uzmanlar

Hukuk ve finan danışmanları

IT, güvenlik, mobilya, sağlık danışmanları

Tasarım partnerinizi bulun

Bakırküre, bir profesyoneller platformudur: sizin için konsept projeden uygulamaya, lojistik destekten aydınlatma tasarımına anahtar teslim çözümler sunar. Birimler arası koordinasyonla ilgilenmenize gerek kalmadan sürecin tüm kalemlerini kendi bünyesinde yürütür ve zaman, enerji, bütçe tasarrufu sağlarsınız.

Bakırküre, yeni yerinize karar vermenizden önce sizinle konuşarak ihtiyaçlarınızı belirler. Yeni ofisiniz için ne kadar alan gerektiğini belirler ve istediğiniz binaya kavuşmanıza yardımcı olur. Taşınma sürecindeki geçici mekânıza ve depolama alanlarınıza bile!

Mekâna karar verdikten sonra, tasarım partneriniz yeni binanızı analiz eder, bütçe hesaplamalarınızı günceller ve yeni mekânınızı görselleştirerek sürecin sonunda ne “göreceğinize” dair bilgi edinmenizi sağlar. Böylece, gelecekte sizi bekleyen kötü sürprizlerden kaçınmış olursunuz.

İyi bir mimari ekip, şu hizmetleri size sunabilmeli:

Danışmanlık

-Mekân analizi ve ne kadar alana ihtiyacınız olduğunun belirlenmesi

-Organizasyon şeması (çalışanlarınızın, mekâna iyi yerleştiğinden emin olun)

-Birimlerle görüşmeler (her bir bölümün ihtiyaçlarını ve bölümler arası ilişkilerin belirlenmesi, iyi bir mekân yerleşimi için çok önemlidir.)

-Çalışanlarla yapılan bireysel anketler (Şirketinizin yaş ortalaması, çalışma saatleri, yapılan işin niteliği gibi bilgiler, tasarıma doğrudan etki etmektedir.)

-Bütçe hesaplamaları

-Havalandırma, ısıtma, soğutma, sürdürülebilirlik gibi teknik araştırmalar ve programlar

Bakırküre, tasarımın tüm sürecine şirketinizi dahil eder; çalışanlarınızla atölye çalışmaları, birebir görüşmeler ve anketler düzenleyerek “sizin ofisiniz”de “siz”i doğrudan söz sahibi yapar.

Tasarım

-Mekân planlaması

-Konsept tasarım (yeni ofisinize dair genel bir fikir edinmenizi sağlayacaktır)

-3 boyutlu görselleştirme (tam olarak ne göreceğinizi bilmenizi sağlayacaktır)

-Mimari çizimler (mekân yerleşimini görmenizi sağlayacaktır)

-Bitişler ve detaylar (detaylı olarak yeni ofisinize dair bilgilenmenizi sağlayacaktır)

-Uygulama projesi (inşaat için gereklidir)

-Mobilyalar (hangi mobilyaların kullanılacağı, projede belirli mi?)

Proje yönetimi

-Tasarım ve uygulama süreçlerinin yönetimi

-Detaylı bütçe hesaplamaları ve kontrolü

-Detaylı programlama

-Şantiye yönetimi ve koordinasyonu

-Projenizin gün gün süreç raporları

-Haftalık bilgilendirme toplantıları

-Bütçe, program ve uygulamaya dair düzenli bilgilendirmeler

-Mekanik ve elektrik koordinasyon

Taşınma yönetimi

-Taşınma servisleri ve lojistik destekler

-IT kurulumu ve sistem yenilemesi

-Mobilya kurulumu

-Denemeler

-Planlanan günde taşınma garantisi

Çevre duyarlılığı

-Ekip bünyesindeki sürdürülebilirlik ekibi

-Şantiyede gerekli çevre yönetmeliklerini sağlıyorlar mı?

-Şantiyede geri dönüşüm uygulanıyor mu?

-Karbon salınımını asgariye indirme önlemleri

Uzun vadeli çözümleri önceden belirleyin.

Aşamalı bir yerleşim planlayın.

Taşınmanızı planlarken, yalnızca yeni ofisinizde kimin nereye oturacağınızı düşünmemelisiniz: aynı zamanda, hangi bölümün ne zaman, hangi sırayla ve nasıl taşınacağını da planlamalısınız. Aşamalı bir yerleşim, siz hem kaostan kurtaracak, hem de işinizin sürekliliğini sağlayacaktır.

Hangi bölümlerin birbirleri ile daha fazla koordinasyona ihtiyaç duyduğunu belirleyin ve taşınma aşamalarınızı buna göre planlayın.

Taşınırken işlerin “her zamanki gibi” yürümesi elbette beklenemez; yine de tasarım ekibine deneyimlerini sorarak, nasıl sorunları asgariye indireceğiniz öğrenebilirsiniz. Hafta sonları ve iş saati dışı çalışmalar, iş sırasında rahatsızlığı azaltabilir.

Doğru planlama, tasarruf sağlar

Gerekli analizlerin yapıldığından ve bütçe hesabının doğru bir biçimde gerçekleştirildiğinden emin olun.

Aydınlatma, mekanik ve elektrik, ısıtma-soğutma, havalandırma

Telefon, internet ve IT

Mobilya ve depolama

Özel yapım mobilyalar, bitişler ve detaylar

Sürdürülebilir elemanlar

“Yeşil” bir ofis istiyorsanız, planlamanızı ne kadar önce yaparsanız o kadar avantajlı olursunuz. Kararlarınızı baştan aldığınızda, sürdürülebilir bir yerleşim, neredeyse herhangi bir ofis kadar maliyete sahip olur; ne kadar gecikirseniz, giderleriniz o kadar artacaktır.

Ne göreceksiniz?

Kim, nerede oturacak? Toplantı odaları nasıl aydınlatılacak? Masalarınız nasıl görünecek?

Tasarım ekibine sorun: yeni ofisinizde ne göreceksiniz? Detaylı 3 boyutlu görseller talep edin; simülasyonları, videoları, prototipleri, numuneleri inceleyin.

-Firmanızın kurumsal kimliğini yansıtacak renk ve malzeme panoları oluşturun: sizin için en uygunu olduğunu düşündüğünüze karar verin.

-Tasarımların ilgili yönetmeliklerin tümüne uygunluğundan emin olun. Sormaktan çekinmeyin.

Ofisinizin gelecekteki büyümesini/küçülmesini öngören, esnek bir tasarım sizi gelecekteki yeni planlamalardan ve muhtemel taşınmalardan kurtaracaktır.

Projeye başlandı, izinler alındı, siparişler verildi; bir yandan süreci izliyor, bir yandan da ajandanızda yazılı tarihlerin gelişini bekliyorsunuz. Bu arada olası hataları nasıl asgaride tutabilirsiniz?

Önce, iş güvenliği

Yükleniciniz, sizin için bir sağlık ve güvenlik danışmanlığı yapacaktır.

Tüm yönetmeliklerin yerine getirildiğinden ve düzenli raporlama yapıldığından emin olun.

Tasarım ekibiyle konuşun: gereklilikleri, yönetmelikleri ve sizin için ne yapabileceklerini sorun.

Unutmayın: eğer aşamalı bir taşınma planlıyorsanız, proje tamamlanana kadar çalışanlarınız yasal olarak şantiye alanında çalışıyor olacaklar. Tüm önlemlerin alındığından emin olun.

Çevresel önlemler

Atıkların ayrıştırılmasını ve mümkünse geri dönüştürülmesini sağlayın.

Zehirli atıkların uygun prosedürlerle imha edilmesini sağlayın.

Şantiyede bırakılan atıkların kaydının tutulduğundan emin olun, bu yasal bir sorumluluktur.

Karbon salınımını asgaride tutan uygulamalar tercih edin.

Planlama yönetimi

Her aşamanın fotoğraflı kayıt ve raporlarının tutulduğundan emin olun.

Proje yöneticinizle sürecin tümünde iletişimde kalın.

Değişikliklerde gerekli bilgilendirmelerin yapılmasını ve kararların birlikte alınmasını sağlayın.

Taşınmaya hazır mısınız?

Herkesi bilgilendirin.

İnsanları sürece dahil etmenin bir çok yöntemi var üstelik bir kısmı oldukça eğlenceli. Elinizdeki tüm imkanları –özellikle de ücretsiz olanları- kullanın.

Taşınmanızı, sanal dünyaya taşıyın

Büyük ya da küçük; hiçbir şirket, Facebook like’larına sırtını dönemez. Şirket sayfanızda, projeye dair paylaşımlarda bulunun: yeni ofisinizin 3 boyutlu görselleri , toplantı fotoğrafları, hatta şantiye videoları!

Tweet’leyin. Sizi takip eden müşterileriniz ve tedarikçileriniz sayesinde, kısa sürede geniş bir çemberi bilgilendirebilirsiniz.

Web sitenizde taşınmaya dair bilgiler paylaşın, “newsletter”lar gönderin.

 Çağın hızına ayak uydurmakta güçlük mü çekiyorsunuz? Şirketinizi yansıtan tasarımlar arayışında mısınız? Bakırküre, bünyesindeki iletişim tasarımı uzmanlarıyla yanınızda.

Konuşun

Tasarım, mobilyalar, detaylar üzerine atölye çalışmaları gerçekleştirin, sürece dair herkesin hem bilgi, hem söz sahibi olmasını sağlayın.

Çalışanlarınıza, anahtar tarihleri ve yapılması gerekenleri içeren şirket içi yazılı bir bilgilendirme gönderin.

Çalışanlarınız ve müşterileriniz için şantiye gezileri düzenleyin.

Toplantınız mı var? Neden şantiyede yapmayı düşünmüyorsunuz?

Bakırküre, süreç öncesinde ve proje boyunca anketler ve atölye çalışmaları düzenleyerek çalışanların tümünün projede söz sahibi olmasını sağlar. Unutmayın, bu “sizin” ofisiniz.

Vee, taşınıyoruz!

Sürecin belki de en çok hüner gerektiren kısmı: taşınmanın kendisi!

Endişeleneceğiniz yeterince konu var; o halde paketlemeyi başka birisinin yapmasına izin verin. Paketleme ve yerleşimle ilgili görev dağılımı yapın.

Düzenleyin:

-IT yetkililerinizle görüşün. (IT taşıma ve kurulum süreci vakit alabilir)

-Taşımayacağınız mobilya, bilgisayar vb.ni bağışlayın; bağışlamayacağınız parçaları geri dönüştürün.

-Eski mekânın temizlendiğinden ve uygun şekilde bırakıldığından emin olun.

-Taşımayacağınız belgeleri uygun şekilde imha edin.

-Yeni mekânın temizlendiğinden emin olun.

-Telefon ve internet sistemleri, bilgisayarlar, aydınlatmalar vb.nin çalışır durumda olduğundan emin olun.

-Tüm kontrollerin yapıldığından emin olun.

-Final el değiştirmelerini gerçekleştirin.

Yeni ve eski yerler ile nakliyede gerekli güvenliğin sağlandığından emin olun.

Tatil ve izinlerin gözden geçirin; böylece kilit role sahip kişilerin erişilebilirliğinden emin olabilirsiniz.

Taşınma gününde, son dakika problemlerine hazırlıklı olun ve beklenmedik durumlar için yardımcı olacak bir ekibin hazır bulunmasını sağlayın.

Yeni ofiste gerekli malzemelerin (yiyecek, içecek, kırtasiye malzemeleri vb.) tedarik edildiğinden emin olun.

Bitti bile!

Uzun bir liste, değil mi? Korkmayın, Bakırküre sürecin her aşamasında yanınızda. Her konuda bilgi isteyebilir ve bize soru sorabilirsiniz.