Çalışanlarınız istedikleri zaman istedikleri yerde çalışırsa, daha önce de söylediğimiz gibi, bu beraberinde daha iyi bir iş-hayat dengesi, daha mutlu çalışma hayatı ve hastalıkla kaybedilen  daha az zamanı da getirir. Çalışanların işleri için çalışma yeri ve zamanını seçebilmeleri , kendilerine olan güvenlerini besler.  Bunun yanı sıra çalışanın kendisine gösterilen güvenden ötürü, iş yerine olan bağlılığı da kuvvetlenir.  Ellerinde o anda bulunan işi yapabilmek için kendilerine en uygun mekânı seçebilen çalışanların daha verimli sonuçlar elde etmesi sürpriz değil. Çalışma yerlerinin ortalama %59’u çalışanların kendi ofis saatlerini belirlemelerini  Hareket Temelli Çalışma için en önemli aktörlerden biri olarak görmektedir. 

Özellikle büyük şehirlerde çalışanların iş yerleri ve evleri arasında trafikte harcadıkları zaman oldukça yüksektir. Bu oran çalışanın motivasyonunu, verimini ve iş-hayat dengesini olumsuz etkiler. Çalışanlarınızın trafikte harcadıkları zamanı azaltırsanız, çalışanınıza düşünmek, yaratmak ve üretmek için daha çok zaman vermiş olursunuz. 

 Microsoft, Hollanda’daki ofislerine Hareket Temelli Çalışma’yı entegre ettikten sonra her çalışanın iş yerine geliş gidişleri için haftada ortalama 6 saat daha az zaman harcadıklarını belirtiyor.

Nloder Merchan’ın da belirttiği gibi; oturmak yeni sigara içme biçimi. İnsanlar günde ortalama 9.3 saatlerini oturarak geçirirken, 7.7 saatten fazlasını uyuyarak geçiriyor. Bu da birçok önemli hastalık için davetiye çıkarıyor; şeker, kanser, kalp hastalıkları... Ancak Hareket Temelli Çalışma, mekanda hareketi teşvik ederken, sağlıklı bireye giden yolu da açar.

Öncelikle söyleyelim, bu çalışma biçimini ofisinize eklemek için kötü bir zaman yok, ancak belki yakın zamandaki bir etkinlik ya da değişiklik güzel bir fırsat olabilir. 

Şampiyonunuzu seçin!

Hareket Temelli Çalışmayı kendi işinize entegre etmek büyük bir kültürel değişim demek olabilir. Bu süreci tek bir kişinin üstlenmesini istemektense,  bunun için bir ekip kurmak çok daha iyi sonuç verecektir. Tabi ki bu ekibin bir lideri olmalı, böylece tüm düşünceleri ve işleri bir çatı altında toplayabilir, her kafadan bir ses çıkması riskini de indirgemiş olursunuz.

Peki nasıl bir lider seçmelisiniz? Nasıl biri bu projeyi yönetmeli? Yönetime doğrudan bilgi verebileceği için mümkün olduğunca üst düzey bir yetkilinin liderliği size avantaj sağlayacaktır. Mesela aşağıdaki özellikleri sıralayabiliriz:

Finans veya İK ile ilişkisi olan

Hareket Temelli Çalışma için hevesi olan

Bütçe konusunda deneyimi olan

Karar verme yetkisine sahip

Çoklu görev yapmada deneyimli

Motive edici

İşinize hakim

İletişim yeteneği olan

Organize olabilen

Şirket içindeki ekibiniz

Lider dışında şirket içinde kimler bu sürece dahil olmalı? Bu değişim sırasında kimlerle konuşmanız ve  bilgil vermek gerektiğini başından bilmek sizin yararınıza olacaktır.Kimler mi olabilir?

Yönetim Kurulu Başkanı

CEO

Genel Müdür

Finans Müdürü

Bilgi-İşlem Yöneticisi

İnsan Kaynakları

İdari Yönetici

Operasyon Yöneticisi

Pazarlama

Kişisel Asistanlar

Yönetim Kurulu 

Şirket dışındaki ekibiniz

Bu ekip size gereken bilgi birikimini ve tecrübeyi sağlarken, iş yapış biçiminize dışardan bakarak, farklı bir perspektif getireceklerdir. Bunlardan ilki, Çalışma Mekânı Stratejisi Danışmanı’dır. Onların sayesinde ofis mekânınızdaki optimum çalışma şartlarını en doğru mekansal organizasyonla elde edersiniz. Bu grubun aşağıdaki konularda birikiminin olması gerekir:

Veri Toplama

Vizyon

Değişim Yönetimi

Çalışan Tipolojileri

İç mekân tasarımı

Hareket Temelli Çalışma iş deneyimi

Mekân stratejisi danışmanından sonra doğal olarak işin içine tasarımcı girer. Burada dikkat edilmesi gereken nokta tasarımcının mümkün olduğunca erken bir zamanda sürece dahil edilmesi, zira doğru tasarımın Hareket Temelli Çalışma’da rolü oldukça kritiktir.

Aslında işinizi oldukça kolaylaştıracak aktör, tasarım ve uygulama fit-out şirketleridir. Çünkü bu şirketler sizin fikirlerinizi dinler ve bunları gerçeğe dönüştürür. Böyle bir partneri sürece dahil ederseniz, projeye dair birçok aşamayı tek bir aktörle çözmüş olursunuz. Koordinasyonla daha az zaman harcar, kendinize düşünmeniz gereken daha az konu bırakmış olursunuz. Bu tür yapılar çalışma mekanı strateji danışmanından tasarımcıya, doğru yer seçimininden aydınlatma tasarımına, iletişim stratejisinden kurumsal kimlik tasarımına, uygulama ve taşınma işine kadar tüm kalemleri kendileri halleder ve sizin için hem maddi hem manevi anlamda çok daha az yorucu bir süreç yaratmış olurlar. Bakirkure sizin için tam böyle bir partnerdir.

"Tasarım ve Uygulama" fit out şirketlerini tercih ettiğinizde projeniz %40 daha hızlı ve daha düşük bütçe ile tamamlanacaktır. 

Çalışma mekânınıza Hareket Temelli Çalışma’yı entegre etmeye karar verdiğinizde araştırmaya başlayın. Konu ile ilgili hem kendi işinizle hem örnek durumlarla ilgili bilgi toplayın, başka projeleri inceleyin, keşfe çıkın... Tüm bunlar sizin ne istediğinizi kafanızda şekillendirmenizi ve net olmanızı sağlar.  İşinizin şu anki işleyişi nasıl? Ofis kurgusu işinizi destekler nitelikte mi? Çalışma mekânları nasıl kullanılıyor? Hani mekânlar az ya da çok kullanılıyor? Nasıl çalışanlara sahipsiniz? Kendi organizasyonunuzun hedefi ne? Keşfe bu sorulara cevap vererek başlayabilirsiniz. 

Ortalama çalışma mekânlarının %66’sı çalışma saatleri süresince kullanılmadığını biliyor muydunuz? 

Çalışanlarınız arasında araştırma yapın, neyi seviyorlar, neyi sevmiyorlar? Bu değişimi kaldıracak teknolojiye sahip misiniz? Mevcut teknolojiniz size esneklik ve verimli çalışma ortamı sağlıyor mu?

Hareket Temelli Çalışma size maddi anlamda tasarruf sağlayacaktır ancak bunun için önce yatırım yapmanız gerekir. Günümüz ekonomisinde bu biraz riskli görünebilir. Eğer bu bir engel haline gelirse, güçlü bir iş planı hazırlayın. Bu iş planında da şimdiki ve eğer yatırım yapılırsa gelecekteki belli başları rakamları karşılaştırın: metrekare başına maliyet, çalışan başına maliyet,  çalışan değişimi maliyeti... The Macquarie Group tek bir ofis binaları için yaklaşık 10 milyon dolar tasarruf edeceklerini hesapladı. Bu siz de olabilirsiniz. Peki ne kadara mal olacak? Kilit nokta; gerçekçi bir bütçe belirlemek ve tasarruf için harcadığınızı hatırlamak. 

Hareket Temelli Çalışma’yı ofisinize entegre ettiğinizde çalışanlarınızın rehberliğe ihtiyaçları olacak. İK’nızın bu konuda yeterli bilgiye sahip olduğundan emin olun. Basit kurallar belirleyin (masaları temiz tutma, bir mekânı ya da masayı belirli bir saate kadar kullanma, gürültü seviyeleri vb.) Çalışanlarınıza iş yapmanın ofiste geçirilen saatlerle değil, performansla doğru orantılı olduğunu anlatın. Sadece eğer gerekliyse toplantı yapmalarını söyleyin. 

Şimdi gelelim mekân tasarımına... Hareket Temelli Çalışma’da anahtar noktalardan biri, çalışanların artık kendilerine ait masaları olmayacağı için, hareket halindeyken gerekli araçlara sahip olduklarından emin olmak. Çalışanlarına sorun, nelere ihtiyaçları var? İyi bir danışman bunu zaten sizin için yapacaktır. Ne büyüklükte bir depolama alanına ihtiyacınız var? Bu sorulara verilen cevaplardan sonra geriye tasarımı oluşturmak ve gerçeğe dönüştürmek kalıyor. Bu süreçte de önemli olan iyi ve doğru planlama.

 Leesman Index’ine göre çalışanların %85’i çalışma ortamlarının kendileri için önemli olduğunu belirtiyor. 

Tüm bu aşamalar size çok karmaşık ve zor mu geldi? Bakirkure bunun için var. Kafanızdaki soruları cevaplayalım ve yol göstericiniz olalım. Ofis mekânınızı verimli kullanıp kullanmadığınızdan emin değilseniz, ofisinize ücretsiz analiz yapalım ve yol haritamızı beraber çizelim.