Ofisinizin yenilemenin sebeplerini masaya dökerek başlamak, sonucun tüm şirketin ihtiyaçlarını karşılaması için çok önemlidir. Örneğin yeterli depo alanınız yok mu? O zaman en son isteyeceğiniz durum, depolama kapasitesi yeterli olmayan yeni bir ofis tasarlamaktır.  Bu sebeple eğer “neden” kısmını erken çözerseniz, işin “ne” kısmını çözmek daha kolay olur. Bu da yenileme sürecini beraber yürüteceğiniz yenileme partnerinizle yeni mekânınızı konuşurken hazırlıklı olmanız demektir.

Olası nedenlerden bazıları:

Şirketin insan kaynağı açısından büyüyebilir ve mevcut mekânlar yetmeyebilir. Bu da sizi mevcut mekânları daha verimli kullanılabilecek şekilde yeniden organize etmeye iter. 

Günümüz ekonomik durumunda bazı şirketler küçülmeye gitmek zorunda kalabilir. Mevcut çalışanların boş koltuklarla karşılaşması ve motivasyon düşüklüğünü önlemek için, ofisie yeni işlevli mekânlar ekleyebilir, çalışma alanlarını yeniden düzenleyebilir ve bu küçülmeyi olumlu bir duruma çevirebilirsiniz. 

Uzun süredir kullanılan ofis mekânlarında bazı alanlar yenilenmeye ihtiyaç duyabilir ya da yeni aktiviteler için farklı mekân gereksinimleri ortaya çıkabilir. Bu durumda mevcut planınızı inceleyerek, yeni mekânları eklemeyi ve mevcut mekânları güncellemeyi göz önünde bulundurmanız gerekir. 

Çalışanlar ortalama günde 8 saatlerini ofiste harcarlar. İlham verici olmayan sıkıcı mekânların motivasyonu ve verimi doğrudan etkilediği de bir gerçek. Biraz manzara değişimi, daha mutlu ve verimli ekipler elde etmenizi sağlar. 

Bazen de yeni yasal düzenlemelerden ötürü ofisinizde değişiklik yapmanız gerekir. Örneğin yeni enerji yaptırımları buna örnek verilebilir. 

Sağlık ve güvenlik de değişime sebep olabilecek konulardan biridir. Sadece ofis mekânınız bile sizi yorabilir ve sağlığınızı etkileyebilir. Daha büyük sorunlarla karşılaşmamak için ofisinizi sağlıklı mekanlar haline getirmek önemlidir. 

Çevresel etmenler bir başka sebeptir, zira günümüzde birçok sektörün gündeminde “yeşil iş” var. Ofis ortamınızı da daha “yeşil” hale getirip, sürdürülebilir bir ofise sahip olmak isteyebilirsiniz. 

 İşinizi sadece satış temsilcileri değil aynı zamanda ofisiniz de satar. Bunun için güçlü ve iyi görünen bir ofis hem satış ekibinizi destekler,hem de gelen ziyaretçilerin şirketinize dair düşüncelerini de doğrudan etkiler. Ofisinizi beyaz bir sayfa gibi düşünün ve bunu avantaja çevirin.

Nedenlerinizi netleştirdikten sonra bir sonraki adım işe kimleri dahil edeceğinizi belirlemek. Bunun başında da kendinize bir “şampiyon” seçmek geliyor. 

Bir lider, işlerin planladığı gibi gitmesini sağlar ve her kafadan bir ses çıkmasına engel olur. Lider seçiminden sonra şirketin hangi çalışanı ile ne zaman konuşacağınızı bildiğinizden emin olun. Karar verme aşamasında bilgilendirmeniz ve sürece dahil olması gereken insanlar olduğu kesin. Bunlardan bazıları, İdari İşler Yöneticisi, Finans Yöneticisi, Genel Müdür, Bilgi İşlem Yöneticisi, Operasyon Yöneticisi, Pazarlama, İnsan Kaynakları, Kişisel Asistanlar (size çok yardımcı olacaklardır ve neyin nerde bulunacağına en iyi bilgilere sahip kişilerdir.) Bu süreçte yasal olarak kimlere haber vermeniz gerektiğine dair bilgiye de sahip olsanız iyi olur. Eğer ofisiniz size ait değilse, mekân sahibi de bunlardan biri.

Şunu söylemekte fayda var; bu projedeki en büyük gider işin tasarım ve uygulama sürecinde olacaktır. Bu sebeple güvenebileceğiniz bir partnere bu süreçleri emanet edebileceğinizden emin olmanız yararınızadır. Sizin yükünüzü hafifletebilecek, tasarımdan uygulamaya kadar tüm aşamaları kolaylıkla yürütebilecek bir partner her zaman bu süreçteki en önemli aktördür.  Bakırküre, bu süreçte sizin her zaman yanınızda olup  tüm yükü üzerine alacak ve birçok aşamayı kendi bünyesinde halledebilecek bir iş ortağıdır.

Şimdi gelelim bütçe kısmına... Daha önce de söylediğimiz gibi büyük ihtimal şirketinizin gelmiş geçmiş en büyük giderlerinden biri olacaktır. Bu noktada gerçekçi bir bütçe oluşturmak sizin için çok önemli.  Bunu oluştururken ortaya çıkacak “saklı giderler”i mutlaka göz önünde bulundurun ve sigorta yaptırmayı unutmayın. Tedbirli olmak her zaman iyidir!

Bütçenizi de oluşturduktan sonra, doğru zamana karar vermek sıradaki adımımız. Çalışanları en az rahatsız edecek, işinizi en düşük düzeyde etkileyecek, herhangi bir etkinliğinizin olmadığı bir zaman bulmanız iyi olacaktır.

Tüm bu aşamalar size çok karmaşık ve zor mu geldi? Bakırküre bunun için var. Kafanızdaki soruları cevaplayalım ve yol göstericiniz olalım. Ofis mekânınızı verimli kullanıp kullanmadığınızdan emin değilseniz, ofisinize ücretsiz analiz yapalım ve yol haritamızı beraber çizelim.