Sizinle beraber ilk adımımız mevcut ofisinizin analizini yapmak olacaktır. Şu anki ofis yerleşiminiz nasıl? Çalışan sayınıza göre kapasiteniz yeterli mi, değil mi? Ofisinizin çalışanlarınız üzerindeki etkisi ne? 

Eski ofisinizin iyi analiz edilmesi, yeni ofisinizin tasarlanma sürecinin en iyi şekilde sonuçlanması için çok önemlidir. 

Ofis yerleşimi ve kapasitesi analiz edildikten sonra çalışanlarınızı bu sürece dahil ederiz. Düzenlediğimiz atölye ile mevcut ofisinizde onları nelerin mutlu/mutsuz ettiğini öğrenerek, yeni ofisten beklentilerini anlarız Çalışanları sürece katmak hem kendilerinin şirkete olan aidiyet ve sadakat duygularını artıracak, hem de çalışmaktan mutlu olacakları mekanlar yaratmamıza yardımcı olacaktır. Mutlu çalışan demek, mutlu ofis demektir. Bu da sizin için verimli bir iş anlamına gelir. 

Bu süreci daha iyi anlamak için ING Bank Türkiye için hazırladığımız atölye çalışmasını izlemenizi tavsiye ederiz! 

Yaptığımız mutlu çalışan atölyelerinin birinde çalışanlara mevcutta var olan nelerin yeni ofislerinde “düzeltilerek/yenilenerek” yer alması gerektiğini sorduk. Çalışanlardan biri, mevcut şemsiyeliğin fotoğrafını paylaşarak, şemsiyeliğin oldukça gerekli olduğunu ancak mevcut durumda şemsiyelerin zeminde ıslak bölgeler yaratarak görüntü kirliliği ve kötü kokuya sebep olduğunu söyledi.  

Mevcut durumun analizinden ve çalışanlarla yaptığımız atölyeden sonra, elde ettiğimiz verileri kullanarak bir ihtiyaç programı belirleriz. Bu programa Hareket Temelli Çalışma’yı entegre ettiğimiz yeni mekânsal kurgular geliştirerek, iş verimini en yüksek noktaya çıkaracak bir planlama yaparız. 

Bizimle paylaştığınız bütçe içerisinde kalacak, en kapsamlı ihtiyaç programını sizinle paylaşır, görüşlerinize göre şekillendirir ve son haline getiririz.  

Bütçe oluştururken dikkat edilmesi en önemli noktalardan biri “gizli giderler”dir. Önceden planlayamayacağınız, bir anda karşınıza çıkacak giderler bütçenizi sarsabilir. Bakırküre bu gizli giderleri öngörebilmek ve mümkün olduğunca gerçekçi bir bütçe oluşturmak için en iyi partnerdir.  

Bir sonraki adım işe kimleri dahil edeceğimizi belirlemek... Beraber, şirketin hangi çalışanlarının ve kademelerinin bize yardımcı olabileceğini, onay sürecinde kimlerle konuşmamız gerektiğini netleştirerek, özellikle karar verme aşamasında süreci hızlandırabiliriz. 

Bunlardan bazıları, İdari İşler Yöneticisi, Finans Yöneticisi,  Genel Müdür, Bilgi İşlem Yöneticisi, Operasyon Yöneticisi, Pazarlama, İnsan Kaynakları, Kişisel Asistanlar (bize çok yardımcı olacaklardır çünkü neyin nerde bulunacağına dair en iyi bilgilere sahip kişilerdir.) ve İdari İşler Yöneticisidir. 

Ofisinizin yenilenmesi için gereken tüm süreçleri içeren doğru bir iş programı bizim yolumuzdan sapmamızı engeller. Tasarım, satın alma, temin etme, yerleştirme ve daha birçok süreci tecrübemiz ve öngörülerimiz sayesinde, sizin de takip edebileceğiniz gerçekçi bir programa göre kurgularız. Bu program aynı zamanda süreç boyunca bize rehberlik edecek yol haritamızdır. 

Yol haritasını oluşturmak başlı başına bir iştir. Ancak süreçleri bu iş programına göre yürütmek ve tüm işlerin planlandığı zamanda yapıldığından emin olmak, bu sırada da işe dahil olan ekipleri buna yönelik olarak koordine ve organize etmek hiç kolay değildir. Bigg tüm bu zorlukları sizin için oldukça kolay bir hale getirir. 

Tasarım ve ihale sürecinin akabinde sıra planlanan tüm şeylerin gerçeğe dönüştürülmesine gelir. Birlikte tasarladığımız şeyleri hayata geçirirken, herşeyin planlandığı gibi gitmesi ve sürprizlerle karşılaşmamak için süreci birebir yürütür ve gerekli olan her noktada sizi bilgilendiririz. İçinde çalışılan bir mekânı aynı anda yenilemek çok sıkıntılı bir süreçtir. Çalışan motivasyonunu düşürmemeniz, sağlıkları açısından risk yaratmamanız gerekir. Burada önemli olan nokta çıkabilecek sorunları önceden görebilmek ve buna hazırlıklı olmaktır. Olası süreç sarkmalarını, iş kazalarını, sigorta sorunlarını, malzeme temini gecikmelerini hesaba katarak gerekli önlemleri alır, çıkabilecek sorunları size yansıtmadan çözeriz. 

Kullandığımız yöntem, bizim deyişimizle “joker mekân” yaratmaktır. İlk adımımızdaki analiz sırasında olası joker mekânları belirler ve yenileme süresince dönüşümlü olarak çalışanları bölümler halinde bu mekânda çalışmaları için yönlendiririz. Cuma günü bilgisayarlarını kapatan çalışanlar, kendi bölümlerinden yenileme süreci sona erene kadar motivasyon düşüklüğü yaşamadan çalışmaları için pazartesi günü kaldıkları yerden çalışmalarına devam edebilecekleri şekilde bizim belirlediğimiz joker mekânlara taşınırlar. Joker mekânlara ya da asıl mekânlarına geri taşınma süresinde çalışanlar hiçbir şeyden etkilenmez, çalışmalarında bir kayıp ya da aksaklık yaşamaz, kötü mekanlarda ve şantiye gürültüsü altında çalışmak zorunda kalmamış olurlar.  

 Bakırküre, Deloitte Türkiye'nin 1200 çalışanına sahip mekanını 6 ay gibi kısa bir sürede tüm bu adımları gerçekleştirerek yeniledi.

Dilerseniz tüm süreçler sona erdikten sonra, ofisinizin ilk günkü gibi kalması için gerekli periyodik bakımları yapabilir ve herhangi  bir teknik sorun ortaya çıktığında sizin için onu çözebiliriz. Örneğin karo halıların yıllık temizliği ve bakımı, makine ve elektrik sistemlerinin kontrolü, ışık kontrol sistemleri vb. 

Tüm bu adımlar size karmaşık ve zor görünebilir. Unutmamanız gereken nokta Bakırküre'nin tüm bu süreçleri sizin adınıza üstlenecek olması. Ofisinizi yenilerken sizin aklınıza gelen ve gelmeyen tüm işleri tek başına sizin adınıza listeler ve organize eder.  Böylece siz, farklı oyuncuları koordine etmeye harcayacağınız vakti ve aynı zamanda masrafı  ortadan kaldırmış olursunuz.  

Doğru ofis tasarımı iş yapış biçiminizi ve veriminizi doğrudan etkiler. Çalışan mutluluğunu da göz önünde bulundurarak ofisinizi yeniden tasarlar, tasarımı en iyi şekilde uygular ve yenileme sürecini en sağlıklı şekilde yürütürüz. Sizin bu süreçte yapmanız gereken tek şey bize güvenmek.