Katı Duvarlar Değil, Şeffaf Mekanlar!
Takım çalışması, iş birliği, iletişim ve sosyalleşme… Günümüz iş dünyasındaki baskın Y kuşağı bireylerin çalışma ortamlarını kurgularken son derece önem verdiğimiz olmazsa olmaz parametreler.
Hem mimarlar olarak bizler hem de işverenler iş birliğine olanak sağlayan, kurum içerisindeki iletişimi kolaylaştıran ve hızlandıran açık ofisleri sıklıkla tercih ediyoruz. Çünkü çalışanların hepsi gün boyunca birbirleriyle iletişim halinde kalabiliyorlar ve mekân içerisinde attıkları her adımda bir başkasından yeni bir şeyler öğrenebiliyorlar. Birbirlerinin çalışmalarından etkilenip kendilerini de daha verimli bir şekilde çalışmaya teşvik edebiliyorlar. Kulağa çok mantıklı geliyor değil mi?
Peki sizce de şirket içi verimi ve başarıyı artırmak için gerçekten sadece duvarları yıkmak yeterli olacak mı?
Kurumun gerçekten asıl ihtiyacı olan ne? Mekanı kullanacak bireylerin çalışma sistemleri nasıl bir düzene ihtiyaç duyuyor? Şirketin organizasyon yapısı, hiyerarşisi hangi boyutta ve ne derece yönetsel bir değişime açıklar? Aslında önemli olan önce bu kritik noktaların analizini doğru bir şekilde yapabilmek.
Evet, açık ofisler tasarımımızın olmazsa olmaz bir parçası… Sağladığı avantajları da sonuna kadar savunuyoruz.
Fakat şu bir gerçek ki açık ofis dediğimiz şey sadece katı duvarları yıkmaktan ibaret değil. Eğer bu alanları doğru kurgulamaz ve içerisinde bir takım tasarımsal önlemler almazsanız bırakın iş birliğini ve verimliliği artırmayı çalışanların stres seviyelerini artırıp hatta aralarının bozulmasına bile neden olarak verimliliğin tamamen düşmesine yol açabilirsiniz.
Bir kurum özelinde doğru ve sağlıklı çalışma ortamları yaratabilmek için öncelikli olarak o kurumun kurumsal kimliğini, çalışanların beklentilerini, daha önceki çalışma ortamlarında ne gibi sıkıntılar yaşadıklarını çok iyi analiz etmek gerekiyor.
Biz bu analizleri nasıl mı yapıyoruz?
Tasarım aşamasına geçmeden önce gerekli verileri toplamakla başlıyoruz. Kurumu ve o kurumun kurumsal kimliğini iyice araştırıp öğreniyoruz. Bütün çalışanların bir araya geldiği workshoplar düzenleyerek her bireyin isteklerini, beklentilerini, çalışma ortamlarında onları nelerin rahatsız ettiğini ve hayallerindeki mükemmel ofislerinin nasıl olduğunu belirliyoruz. Topladığımız bu bilgilerle tasarımlarımızı şekillendiriyoruz.
Şimdi gelin açık ofis alanlarında dikkat edilmesi gereken mekânsal çözümleri madde madde inceleyelim;
Farklı çalışma stillerine uygun alanlar yaratın.
Evet iş birliği, takım çalışması, beyin fırtınası ya da bireyler arasındaki bilgi akışının kolaylığını sağlamak oldukça önemli fakat unutmamak gerekiyor ki bazı işler yüksek konsantrasyon istiyor. Çalışanların kendi kendilerine kalıp çalışmalarına odaklanabilecekleri, yeni fikirler üreterek yaratıcılıklarını ortaya koyabilecekleri konsantrasyon alanlarına ihtiyaçları var.
Herkesin bir çalışma stili var ve bazı insanların en ufak bir sesle dikkati dağılabiliyor ve işine yoğunlaşmada güçlük çekebiliyor. Bu yüzden açık ofislerde gürültüden uzak, tüm akustik önlemleri alınmış konsantrasyon alanları, yaptığımız tüm projelerde olmazsa olmaz bir unsur.
Bu mekanlar çalışanlara gün içerisinde bulundukları ortamdan ve diğer insanlardan bir süre soyutlanarak kendi başlarına konsantre olup çalışmalarına olanak sağlıyor.
Özel telefon görüşmeleriniz de bazen çevrenizdeki insanlara rahatsızlık verebilir.
Bir çalışma ortamında oluşan gürültü kirliliğinin nedenlerinden bir tanesi de özel telefon görüşmeleridir. Özellikle kalabalık ofislerde çok sık bir şekilde çalışanların dikkatinin dağılmasına neden olarak çalışma motivasyonlarını ve verimliliklerini düşürür. ‘Phonebooth’ olarak adlandırdığımız düşük metrekareli telefon kulübeleri hem bu istenmeyen gürültü kirliliğini ortadan kaldırır hem de kişilerin rahat bir şekilde özel görüşmelerini yapabilmelerine olanak sağlar. Farklı konseptlerde tasarlanan bu odacıklar telefon görüşmeleri dışında video call ya da bireysel çalışma alanları olarak da kullanılabilir.
Alternatif iş birliği alanlarını çalışma mekanınıza entegre edin.
Informal toplantı alanları da dediğmiz bu mekanlar konsantrasyon alanlarından bağımsız, bireylerin rahat bir şekilde iletişime geçmesini sağlayan yerlerdir.
Çalışma arkadaşlarınızla bir araya gelin, geniş maslara ya da yerlere projelerinizi serin ve üzerinde beraber tartışarak fikirlerinizi geliştirin.
Çalışma alanları arasına serpiştirdiğiniz sosyal alanlar hem yorgunluk atıp kafa dağıtmak aynı zamanda da kahve molalarında iş birliğini geliştirmek için son derece stratejik bir öneme sahip.
Ofis alanlarında kurgulanan sosyal alanlar mesai saatlerindeki kısa molalar için uğranılan mekânlar olmaktan çok daha fazlasına olanak sağlamalıdır. Çalışanlar bu alanlarda bir araya gelerek kahve eşliğinde küçük toplantılar düzenleyebilir ayrıca farklı departmanlardan insanlar buralarda buluşarak çok rahat bilgi alışverişi yapabilirler. Oyun oynarken bile bir yandan işleriyle ilgili tartışmaya devam edebilirler. Böylece ‘çalışma’ kavramı monotonluktan ve sıkıcılıktan uzaklaşarak eğlenceli bir hal almaya başlar.
Günün sadece belirli bir saatinde aktif olan yemekhaneler yerine tüm gün çalışanlara hizmet eden sosyal kafeteryalar da alternatif bir çalışma alanı haline dönüşebilir.
Çok Amaçlı İletişim Alanları
İş yeri planlaması, iç iletişimde önemli bir rol oynamaktadır. İletişim alanları, sunumların yanı sıra hem planlı hem de spontane toplantıları desteklemek üzere oluşturulmuştur. İletişim alanlarında insanlar fikirlerini çok rahat bir şekilde başkalarını rahatsız etmeden paylaşabilirler. Bu da resmi ve rezerve toplantılara olan ihtiyacı azaltır. İletişim alanları kendi başına çalışmak isteyen insanları rahatsız etmemek için konsantrasyon alanlarından ayrı bir yerde konumlandırılmalı, bununla birlikte çalışanların kolay ulaşabilecekleri yerlerde bulunmalıdırlar.
