×
×
Alt Başlıklar

Yeni Bir Ofise Taşınmak İçin Size Gerekenler

Yeni bir ofise mi taşınıyorsunuz? 

Büyük ihtimal bugüne kadar gerçekleştireceğiniz en zor projeniz olacağını düşünüyorsunuzdur. Haklı olabilirsiniz... İşte bu yüzden projenin ilk adımlarından taşınma gününe kadar, tüm süreci doğru planlamanız için gerekli adımları ve ipuçlarını için sıraladık. 

Taşınma “ekibini” seçmek

Programınızdaki taşınma gününden 12 ay öncesini düşünmeye başlamalısınız: temel ihtiyaçlarınız neler, süreç nasıl ilerlemeli ve kim sorumluluk almalı? 

Bigg lojistik destek sağlayacak ve taşınmanızı planlayacaktır; fakat işleyişin içeride de aksamadan yürümesini sağlamalısınız. Çalışanlarınız arasında Bigg ile koordine çalışacak bir ekip oluşturmak işleri kolaylaştıracak, şirket içi iletişimi artırarak motivasyonu yükseltecektir. 

Ekipten:

  • Karar alma yetisine sahip,
  • Çoklu görev alma konusunda yetenekli,
  • Motive edici,
  • Şirkette deneyim sahibi,
  • İletişim becerisi çok yüksek,
  • İyi organize olabilen,
  • Bütçe idaresini iyi yapabilen

birini, taşınmaya dair tüm idareyi alacak kişi olarak seçin. 

Roller ve sorumluluklar

Ekibin rol dağılımını önceden belirlemek, istenmeyen sürprizleri önleyecek ve programa uymanızı sağlayacaktır. Tıpkı şirketinizin birimleri gibi, taşınma ekibinizin de rolleri olmalıdır:

  • İdari Direktör
  • Finans Direktörü
  • Servis Direktörü
  • IT Direktörü
  • Operasyonlar Direktörü
  • Pazarlama
  • İnsan Kaynakları

Rollerin ve sorumlulukların, ekipte yer alan kişilerin şirketteki işleri göz önünde bulundurularak paylaşılmasını sağlamanız, işinizi kolaylaştıracaktır. 

#biggfact Bir ofiste neler olup bittiğini en iyi bilenler yönetim katındaki asistanlardır. Ekibinizde onlara yer vermek, birçok konuda iş yükünü azaltır, zaman kazanmanızı sağlar, en önemlisi kişileri programlamanızda büyük kolaylık sağlar. 

Konum önceliklerini belirlemek

“Mükemmel ofis” rüyanızın gerçekleşmesine bir adım kaldığını biliyorsunuz.

Fakat unutmayın: ofisiniz, sizin “iş üssünüz”dür; yeni ofisiniz ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun, yanlış bir konum tercihi tüm planları alt üst edebilir.  

Yeni yerinize karar verirken, aşağıdaki kıstasları göz önünde bulundurmanız faydalı olacaktır: 

  • Toplu taşıma ağı üzerinde olması,
  • Müşterilerin kolayca ulaşabilmesi,
  • Müşterilere kolayca ulaşabilmeniz,
  • Çalışanlarınızın işe gidip gelirken sorun yaşamaması,
  • Mağazalar, restoranlar, eczaneler gibi servislere yakın olması,
  • Havaalanlarına ve otoyollara kolayca erişilebilmesi,
  • Otopark olanakları

#biggfact Çalışanlarınızın ev-işyeri güzergahında geçtikleri ortamlar güne iyi başlamalarında önemli bir etkendir. Sürekli kalabalık içinde seyahat etmelerine, güvenliksiz yerlerden geçmelerine, yolda uzun süre harcamalarına sebep olursanız, ilk iş saatlerinden itibaren verimi düşük ve yorgun bir çalışana sahip olursunuz.

Proje bütçesi

Yeni bir ofis projesi, eğer iyi planlanmazsa şirketinizin şimdiye kadar geliştirdiği en pahalı proje olabilir. Bütçe planlamasız bir taşınma süreci, okyanusun ortasında pusulasız yol almak gibidir. 

Bütçenizi planlarken, taşınma sürecini tüm kalemleri ile göz önüne almalısınız. Bunlardan bazıları:

  • Kullanım giderleri (kira, servisler, vergiler, enerji vb.)
  • İşlem giderleri (noterler, avukatlar, aracılar vb.)
  • Sigorta giderleri
  • Yangın yönetmeliği işlemleri
  • Planlama belge ve izinleri
  • Tasarım ve planlama hizmetleri
  • Çevre vergilendirmeleri ve sürdürülebilirlik uygulamaları
  • IT (kurulum, taşıma, yenileme)
  • Mobilya (yenileme, nakliye, kurulum)

  • Elden çıkarmalar (eski mobilyalar, bilgisayarlar, çöpler vb.)
  • Ekstra güvenlik (taşınma sırasında)
  • Baskı giderleri
  • Telekom altyapısı ve yenilemesi
  • Pazarlama giderleri (duyurular, davetiyeler, güncellemeler, mail, web sitesi vb. yenilemeleri)
  • Olağanüstü durum bütçesi (beklenmedik durumlar ve değişmeler için proje bütçesinin %20’sinin ayrılmasını öneriyoruz)
  • Eski mekânın onarım, temizlik vb. giderleri
  • Yeni mekânın onarım, temizlik vb. giderleri

  • Havalandırma, ısıtma, soğutma vb. kurulumu 
  • Taşınma sırasında geçici depolama 

Tasarım ekibi

Giderleriniz, yeni ofisinizin işlevlerine ve nasıl bir tasarım istediğinize bağlı olarak değişecektir. Doğru tasarım ekibi ile birlikte çalışmanız, hayallerinizdeki ofisi gerçekleştirirken bütçenizi minimumda tutmanızı sağlar. 

Mekâna karar verdikten sonra, tasarım partneriniz yeni binanızı analiz eder, bütçe hesaplamalarınızı günceller ve yeni mekânınızı görselleştirerek sürecin sonunda ne “göreceğinize” dair bilgi edinmenizi sağlar. 

Böylece, gelecekte sizi bekleyen kötü sürprizlerden kaçınmış olursunuz. 

Anahtar teslim bir ofis için, tasarım ekibinizin size sunacağı hizmetler şunları içermeli:

  • Tüm projenin yönetimi, maksimum iletişimin minimum kişide toplanması
  • İhtiyacınız olan alanın belirlenmesi
  • Giderlerinizin hesaplanması
  • Mekân planlaması
  • İç mimari projelendirme
  • Uygulama projesi 
  • Yerleşim ve uygulama
  • Mobilya kararları ve temini
  • Mekanik&elektrik projelendirmesi ve uygulama
  • Isıtma, soğutma, havalandırma uygulamaları
  • Tesisat uygulamaları
  • Proje için gerekli izinlerin alınması 
  • Sağlık ve güvenlik önlemleri
  • IT kurulumu
  • Telekom kurulumu
  • Taşınma yönetimi ve lojistik destek (paketleme, nakliye, mobilya kurulumu, yerleşim vb.)
  • Her kalem için belirlenmiş bir bütçe ve tarih

Her tasarım ekibi size yukarıdaki hizmetleri paket olarak sunamayabilir. Öyle bir durumda sizin iletişimde olmanız gereken daha çok grup ortaya çıkar ve harcamanız gereken zaman artar. Ancak Bigg, bir profesyoneller platformudur: sizin için konsept projeden uygulamaya, lojistik destekten aydınlatma tasarımına anahtar teslim tasarım çözümleri sunar. 

Birimler arası koordinasyonla ilgilenmenize gerek kalmadan sürecin tüm kalemlerini kendi bünyesinde yürütürken siz de zaman, enerji ve bütçe tasarrufu sağlarsınız

Fizibilite çalışmaları

İyi yapılmış bir fizibilite çalışması hem paranızı, hem de vaktinizi kurtaracaktır. İhtiyacınız olan alanın ve çalışanlarınızın nasıl yerleşeceğinin yanı sıra, gelecekteki büyümenizi de göz önüne alacak esnek bir planlama sizi gelecek günlerde yeni bir yerleşimden ya da başka bir yere taşınmaktan kurtaracaktır. 

Ofis tasarımı danışmanınız, sizin için şunları yapabilmeli:

  • Takımlarınızın nasıl çalıştığını araştırmalı. (Bölümlerin her biri nasıl, ne zaman ve ne büyüklükte bir alanda çalışıyor, hangi bölümler hangi bölümler ile daha sık biraraya geliyor vb.)
  • Şirketin ve her bölümün geleceğini öngörmek ve senaryolara göre yeni planlama önerileri sunmalı
  • Yeni ofisin kaç kişilik olduğuna ve işin yapısına göre kaç çalışma istasyonuna hizmet vereceğini hesaplamalı.

  • Mutfak, kitchenette, kafeterya, yemekhane, oturma alanları gibi ortak alanların sayısını, yerleşimini ve niteliğini belirlemeli
  • Şu mekânlar için –gerekiyorsa birden fazla- alan, kapasite ve ihtiyaçları belirlemeli:

-Resepsiyon
-Toplantı odaları
-İdari ofisler
-Telekonferans, sunum, konferans, eğitim salonları
-Tuvaletler
-Servis alanları ve depolama alanları
-Arşiv
-Dinlenme alanları
-Çay ve kahve noktaları
-Fotokopi makinesi, yazıcı vb. noktaları
-Geri dönüşüm noktaları
-Diğer (kütüphane, sessiz alanlar, telefonla konuşma mekânları vb.)

Ayrıntılı bilgi için, "Doğru Tasarım Ekibini Seçmek” rehberimize bir göz atabilirsiniz.

Projeniz başlarken

Taşınmaya karar verdiniz, binanızı seçtiniz, tasarım ekibiyle anlaştınız; yeni ofisinizi planladınız, fizibilite çalışmalarını gerçekleştirdiniz, hatta konsept tasarıma bile karar verdiniz. Ne kadar çok şey başarmışsınız! 

Ancak hâlâ yapacak çok şey var...

Depolama

Dağınık bir ofis, mutsuz çalışanlar demektir. Yeni ofisiniz, depolama alanlarınızı belirlemeniz ve düzenlemeniz için bir fırsat!

  • Her çalışan için gerekli depolama alanı (dolaplar, çekmeceler, kesonlar vb.)
  • Vestiyerler vb.
  • Belge depolama, arşiv alanı
  • Ofis malzemeleri vb. depolama odaları
  • Mutfak depolama alanları
  • Kasalar, güvenlik depoları
  • Ofis dışı depolar 

Depo alanlarını belirlerken, ofisinizin geleceğini de göz önünde bulundurmakta fayda var. Tasarım ekibinizle doğru şekilde bilgi alışverişinizde bulunursanız, gelecekteki depolama ihtiyaçlarınıza dair bir öngörüde bulunarak, size genişlemek için alan olanağı sağlarlar. 

Çevreye duyarlı bir ofis

Yeni bir ofis sizin için daha yeşil bir ofis anlamına geliyor mu? 

Eğer öyleyse aşağıdaki maddeleri göz önünde bulundurmanızda fayda var. Üstelik yeşil bir ofisin, doğru planlanırsa, tasarruf eden bir ofis anlamına gelebileceğini de belirtelim. 

  • BREEAM ve LEED sertifikalarını değerlendirin. 
  • Tasarımda enerji etkinliğin gözetildiğinden emin olun.
  • Mekânlarda geri dönüşüm noktaları, inşaat ve taşınma sürecinde geri dönüşüm gibi detaylara dikkat edin. 
  • Yeni ofisinizde doğal ışıktan en yüksek seviyede faydalanın. 
  • Geri dönüştürülmüş malzemeden mobilyalar, doğaya saygılı ambalaj ve yiyecekler tercih edin.
  • Bitişler, döşemeler,  halılar vb.nin geri dönüştürülmüş malzemeden ve/ya da geri dönüştürülebilir olmasına özen gösterin. 
  • Düşük toksik madde içeren boyalar, sıvalar vb. tercih edin.
  • Orman Yönetim Konseyi  onaylı ahşap kullanın. 
  • Eski ofisinizdeki mobilyaların, mimari elemanların, teçhizatın geri dönüştürülmesini sağlayın. 
  • Taşınma sırasında karbon salınımını asgaride tutacak çözümlere yönelin ve geri dönüşümü gözetin.
Sürdürülebilir bir ofise adım adım kavuşmanız için, sizin için hazırladığımız "Yeşil Bir Ofise Sahip Olma Rehberi”ne göz atabilirsiniz.

Proje sürecinde

Çalışanlarınızla iletişim

Taşınma süreci çalışanlarınız için biraz stresli olabilir. Süreç boyunca herkesin düzenli bilgilendirilmesini ve bizzat dahil olmalarını sağlarsanız; bu beraberinde aidiyet ve firma sadakatini de getirecektir. 

İlk adımdaki taşınma ekibini kurdunuz mu? Düzenli toplantılar düzenleyin ve şirketinizdeki herkesin aşağıdaki maddeleri gerçekleştirmeye çalışın : 

  • İnsanların, taşınmaya ve yeni ofise dair fikirlerini özgürce ifade etmelerini sağlayın. Düzenli anketler, online forumlar vb. düzenleyin.
  • Proje aşamalarını ve sunumları paylaşın.
  • Şantiye gezileri gerçekleştirin. 
  • Taşınmadan önce, tasarım ekibi ile birlikte yeni ofisinize bir gezi düzenleyin. 
  • Sürece ve yapılması gerekenlere dair çalışanları bilgilendirici bir taşınma “newsletter”ı hazırlanmasını sağlayın. 

Unutmayın, Bigg bünyesindeki danışmanları ve iletişim tasarımcılarıyla size ve taşınma ekibinize tüm bilgilendirmelerinizde yardımcı olacaktır!

Komşularınızı tanıyın:

Etrafınızda olup bitenlerden haberdar olmanız, iş yapış biçiminizi etkileyebilir. Bunun için de en iyi yöntem komşularınızın kim olduklarını ve ne yaptıklarını bilmektir. 

  • Yakında rakipleriniz/potansiyel rakipleriniz bulunuyor mu?
  • Yakında partnerleriniz/potansiyel partnerleriniz bulunuyor mu?
  • Binada başkaları ve/ya da kiracılar var ise: nasıl şirketler?
  • Sokaktan kaynaklanan gürültü, kirlilik, koku vb. sorunu var mı?
  • En yakın toplu taşıma durakları, eczane, hastane/klinik, büfe, restoran nerede?

Hukuki ve finansal konular:

  • Kira kontratı (ibareleri dikkatle değerlendirin; bu sizin gelecekteki kötü sürprizlerden kaçınmanızı sağlayacaktır)
  • Binanın geleceğine ve planlanan projelere dair bilgi edinin. 
  • Yerel yönetimlerden gerekli izinlerin sağlandığından emin olun.
  • Vergilendirmenizi gözden geçirin. 
  • Taşınmadan önce, sigortaların geçerliliğinden emin olun. 
  • Hepsinden emin olunca, noktalı kısma imzanızı atın!

Detaylar

Yeni ofisinizde uygulama başlamak üzere, artık detaylara odaklanmanızın zamanı geldi. Kim, nerede oturacak? Toplantı odaları nasıl aydınlatılacak? Masalarınız nasıl görünecek?

  • Firmanızın kurumsal kimliğini yansıtacak renk ve malzeme panoları oluşturulacaktır: sizin için en uygunu olduğunu düşündüğünüze karar verin.
  • Tasarımların ilgili yönetmeliklerin tümüne uygunluğundan emin olun. Sormaktan çekinmeyin. 
  • Detaylı 3 boyutlu görseller talep edin; simülasyonları, videoları, prototipleri, numuneleri inceleyin.

Doğru mobilyayı seçmek

Doğru mobilya, yalnızca en ekonomik olan demek değildir. Sağlık, güvenlik, ergonomi ve estetik de en az ekonomiklik kadar önemlidir. 

Şu soruları kendinize sorun:

  • Mobilyalar günlük kullanıma uygun ve pratik mi?
  • Sandalye ve koltuklarınız ergonomik mi? 
  • Garantileri var mı?
  • Sürdürülebilir malzemeden yapılmışlar mı?
  • Gerekli depolama alanına sahip misiniz?
  • Mobiyalar, bilgisayarlar ve diğer teknik teçhizatınıza uygun mu?
  • Satın almak yerine kiralayabilme seçeneğine sahip misiniz?
  • Kurumsal kimliğinizi yansıtıyorlar mı?

Yukarıdaki sorunlara en çok "Evet" cevabı aldığınız mobilya, sizin için en doğrusudur. 

IT, data ve bilgisayarlar

  • Güç kaynakları: kaç tane ve neredeler?
  • Döşeme buatları: kaç tane ve neredeler?
  • Yazıcılar ve fakslar
  • Kablo çözümleri
  • Jeneratörler
  • Serverlar
  • Servis ve destekler
  • IT yönetimi ve koordinasyonu

Telefon ve internet

  • Telefon şirketinizden, nakliye ve bağlantı talep edin
  • İnternet sisteminizden memnun musunuz?
  • Kaç ağa ihtiyacınız var?
  • Mevcut numaraları koruyacak mısınız?
  • Seslendirme ve operatör servislerine ihtiyacınız var mı?
  • Yeni numara alacaksanız, rehberinizi bilgilendirin (mail, arama vb.)

Sağlık ve güvenlik

Yüklenicilerle birlikte çalışıyorsanız bile, sağlık ve güvenlik konuları doğrudan sizin sorumluluğunuzdadır ve oldukça önemlidir. Birlikte çalıştığınız ekiplerin, her iki konuda da güvenilir referansları olduğundan emin olun.

Taşınma gününe doğru

Şantiye ödevleri

Yasa gereği, şantiyede bırakılan atıkların kaydı tutulmalıdır, ayrıca yüklenicilerinizin tüm atıkları doğru şekilde değerlendirmesi sizin sorumluluğunuzdadır. Dolayısıyla, yüklenicilerinizin çevre referanslarına dikkat etmenizde fayda var.

Şu konuların doğru uygulandığından emin olun:

  • Alçıpan, halı gibi malzemelerin doğru şekilde sökülmesi
  • Atıkların ayrıştırılması
  • Zehirli atıkların uygun prosedürlerle imha edilmesi
  • Karbon salınımını asgaride tutan uygulamaların yapılması
  • Şantiyede her hafta düzenli toplantıların gerçekleşmesi
  • Proje yöneticinizle sürecin tümünde iletişimde kalınması
  • Değişikliklerde gerekli bilgilendirmelerin yapılması ve kararların birlikte alınması
  • Her aşamanın fotoğraflı kayıt ve raporlarının tutulması

Müşteri iletişimi 

Tüm müşterilerinizin ve tedarikçilerinizin taşınmanıza dair bilgilendirildiğinden emin olun. 

  • Mektuplar gönderin.
  • E-mailler ve newsletterlar gönderin.
  • Web sitenizi ve sosyal medya hesaplarınızı güncelleyin.
  • Basılı malzemenizi güncelleyin. 

Taşınma gününe doğru

  • IT yetkililerinizle görüşün. (IT taşıma ve kurulum süreci vakit alabilir)
  • Paketleme ve yerleşimle ilgili görev dağılımı yapın.
  • Tatil ve izinlerin gözden geçirilmesi; böylece kilit role sahip kişilerin erişilebilirliğinden emin olabilirsiniz.
  • Çalışanlarınızın, müşterilerinizin ve tedarikçilerinizin taşınma öncesinde yeniden bilgilendirildiğinden emin olun.
  • Çalışanlarınıza, anahtar tarihleri ve yapılması gerekenleri içeren şirket içi yazılı bir bilgilendirme gönderin. 
  • Taşınma gününde, son dakika problemlerine hazırlıklı olun ve beklenmedik durumlar için yardımcı olacak bir ekibin hazır bulunmasını sağlayın. 
  • Yeni ve eski yerler ile nakliyede gerekli güvenliğin sağlandığından emin olun.

Dağınıklıktan ve eski ekipmanlardan kurtulun

  • Gereksiz tüm teçhizattan kurtulun.
  • Eski dosyalarınızı temizleyin.
  • Taşımayacağınız belgeleri uygun şekilde imha edin. 
  • Taşımayacağınız mobilya, bilgisayar vb.ni bağışlayın; bağışlamayacağınız parçaları geri dönüştürün.
  • Eski mekânın temizlendiğinden ve uygun şekilde bırakıldığından emin olun.

Taşınırken

  • Tüm kontrollerin yapıldığından emin olun.
  • Yeni mekânın temizlendiğinden emin olun.
  • Telefon ve internet sistemleri, bilgisayarlar, aydınlatmalar vb.nin çalışır durumda olduğundan emin olun.
  • Final el değiştirmelerini gerçekleştirin.
  • Yeni ofiste gerekli malzemenin tedarik edildiğinden emin olun: Kırtasiye malzemeleri, yiyecek, çay, kahve –hatta kutlamak için, şampanya!
  • Başarınızı kutlayın
  • Çalışanlarınız ve/veya müşterileriniz-tedarikçilerinizle taşınma partisi düzenleyin.
  • Ve hak ettiğiniz o tatile çıkın!


×