×
×

COVID-19 SÜRECİNDE OFİSLERE DÖNÜŞ

Covid-19’un etkili olduğu günlerden geçmekteyiz. Pandeminin ne tam olarak ne zaman biteceğini ne de sonrasında bizi nelerin beklediğini tahmin edebiliyoruz.  Şu anda çoğu firma ofislerini kapatmış, evden çalışma sistemi ile işlerini yürütmeye çalışmakta.

Bu dönem ‘uzaktan çalışma’ sistemlerini hepimize daha fazla öğretti. Fakat evden çalışmanın da hayal ettiğimiz gibi olmadığını, uzun süreçte ne ruh, ne de fizik sağlığımıza iyi gelmediğini test ettik. Uzun süreçte mekan değiştirmemek, sosyalleşmemek insan doğasına aykırı. Ofisteki çalışma sandalyemizin rahatlığını idrak ettik. Pazartesi sendromlarının özleneceğini tahmin edebilir miydik!

Sonuçta tüm kurumlar, yumuşak ve yavaş bir süreçte ofislerinde çalışmaya tekrar başlayacak. Bu süreçte en önemli konu tabii ki kurumların çalışanların sağlık koşullarını temin etmesi: çalışanların kendilerini ofiste güvende ve sağlıklı bir ortamda hissetmeleri, çalışanların bunu görmesi onların verimliliğinde, işe konsantrasyonlarında, mental ve ruhsal sağlıklarında da direkt etkili olacaktır.

Fakat Covid öncesi ofis ortamımızın bize bu konuda getirdiği zorlukları kısaca özetlemekte fayda var:

  Açık ofisler: Tüm dünyada ofislerde en fazla bulunan çalışma ortamı şekli virüslerin kolayca ve serbestçe dolaşımına yol açmakta.

  Yüksek Yoğunluk: Ekonomik ve fiziki sebeplerle artan ofislerdeki insan yoğunluğu yine virüslerin kolayca bulaşması için ideal ortamı oluşturmakta.

  Paylaşımlı sistemler: Paylaşımlı masalar, proje odaları vs gibi düzenlemeler temas ile bulaşmaya olanak vermekte.

  Mobilite:  Teknolojinin sağladığı olanaklar ile ofis içinde çalışanların kolayca yer değiştirmesi virüsün yayılmasına yol açar.

  Sosyal Alanlar: Kafeler, yemekhaneler, lounge’lar gibi sosyal alanlar çok sayıda insanın yoğun olarak bir araya gelebileceği gibi tasarlandı. Bu alanlarda olan yoğunluk, virüsün işini daha da kolaylaştırmakta.

  Toplantı Alanları: Sosyal alanlar gibi yoğun yerleşimleriyle tehlike yaratmakta.

  Binaların havalandırma sistemleri: Özellikle plazalarda, neredeyse açılabilen camların yok denecek kadar az olması bir dezavantaj. Ayrıca daha da önemlisi binaların havalandırma sistemlerinin geri dönüşüm havası denilen bir sistemle yapılması. Bu mekandaki havanın belli bir oranda taze hava ile karıştırılıp tekrar mekana verilmesi demek. Yani virüslerin tekrar mekanlara dağıtılması.

Aslında Covid öncesi kurumların verimliliği, dinamikliliği, enerjisi, bilgi akışının ve yaratıcı fikirlerin oluşması açısından çok doğru olan bu ofis trendlerinin, virüslerin bulaşması açısından ne kadar da uygun bir ortam olduğu sürprizi ile karşılaştık. Bunun sonucunda ofislerimizde önlem almak her kurum için kaçınılmaz olmakta. Tabii ki her aşamada devlet ve yerel otoriteler tarafından konulan kurallara uymak da zaten yapılması gerekenlerin başında gelmektedir.

Öte yandan da pekçok kurum için, bu önlemleri alırken hem bütçe, hem de yeni alan yaratamamak gibi kısıtlarla karşılaşılacağı aşikar. Bu kısıtlarla birlikte ne gibi önlemler alınabileceği konusunu 3 ana etapta aşağıdaki gibi özetlemeye çalıştık:

ALINMASI GEREKLİ ÖNLEMLER:

Hem Corona Virüsü ile ilgili bilgilerimizin zaman içinde artacağından, hem de ofislere dönüşü yumuşak ve kazasız bir şekilde yapmak için önlemleri 3 ana zamanlama sürecine ayırdık:

1)  Günümüz

2)  Kısa Dönem

3)  Uzun Dönem

1)  Günümüz

Bu ilk aşamada kurumlar ofislerinin açmaya başladıklarında %50 civarı çalışanın ofis ortamına döneceğini, kalanın yine evden çalışmaya devam edeceğini öngörmeliyiz. İlk uyulması gereken  koşullar 2 mtlik sosyal mesafenin sağlanması, separatörler, paneller, bariyerler ile fiziki ayırıma gidilmesi, hijyen ve dezenfekte şartlarının çok sıkı biçimde uygulanmasıdır.

-Yine diğer ve kolay bir önlem özellikle açık ofisteki workstationların yerleşimini tekrar düzenleyerek, hem mesafeleri sağlamak, hem de insanların yüz yüze bakmasını önlemek olabilir. Workstationlar arası panel ve seperatörler kesinlikle gerekecektir.


-Paylaşımlı masa sistemlerinden vazgeçilmelidir. Sosyal alanlarda bulunan sofa, kanepe gibi mobilyalar sadece 1 kişinin oturabilmesi için tahsis edilmelidir.

-Toplantı odaları düşük yoğunlukta kullanılmalı, şirket içinde bile video-conf. Sistemlerine ağırlık verilmelidir.

-Flexible çalışma saatlerine geçilebilir.

-İşverenler düzenli ve sık bir şekilde ofis ortamının temizlik ve dezenfektasyonunu sağlamalıdır. Ayrıca çalışanlardan da kendi hijyenlerini sağlamaları istenmeli, herkesin kolayca ulaşabileceği yerlerde ve sıklıkta dezenfektan istasyonları kurulmalıdır.

-Sosyal alanların kullanım yoğunluğuna bir sınır getirilmelidir. Yemekhanelerde shift düzenine geçilerek yoğunluk düşürülmeli, her shift arası gerekli dezenfektasyon yapılmalıdır.

-Tüm çalışanlardan maske kullanması şart olmalıdır.

2) Kısa Dönem

Ofislere dönüşte ilk yumuşak geçiş sağlandıktan ilk önlemler alındıktan sonra, virüsün yayılma hızının düşmesiyle de ikinci etaba geçilebilir. Bu etapta çalışanların nerdeyse tamamının ofise döneceklerini varsaymaktayız. Dolayısıyla ofis ortamının tekrar düzenlemesi söz konusu olacaktır. 

-Özellikle açık ofislerin planlaması tekrar ele alınmalı, hijyen koşullarını sağlayacak ws düzenlemelerine geçilmelidir.
-Toplantı mekanları daha çok ayakta toplantılara olanak verecek, veya sosyal mesafeyi sağlayacak şekilde düzenlenmelidir.
-sosyal alanlar yeniden düzenlenerek mümkün olduğunca tekil kullanıma olanak veren, modüler mobilyalar seçilmelidir.
-Tüm ofis mekanlarında kalıcı değil, kolayca adapte edilebilecek, flexible tasarımlar yapılmalı

-Tüm ws’lar separatörler, paneller, bariyerlerle ayrılmalıdır.

-Mümkün olduğunca yüz yüze çalışma düzenlerinden vazgeçilmelidir.

-Seçilecek mobilyaların flexiblitesi yüksek olmalı, tercihan modüler mobilyalar seçilmelidir.

-Tüm malzemeler hijyeni ve temizliği kolay salabilecek malzemelerle yer değiştirmelidir.

-Tüm çalışanlara oturdukları yerden video-conf yapabilecek, birbirleriyle görüşebilecek teknoloji sağlanmalıdır. Ayrıca büyük ihtimalle seyahat kısıtlamaları devam edeceği için ve diğer iş yapılan firmalar ile de toplantıları sağlamak için video-conf sistemleri yaygın ve kolay kullanılabilir olmalıdır

-Binalarda mümkün olduğunca temassız sistemlere geçilmelidir. Örneğin kapıların yüz tanıma sistemleri ile açılması vs. gibi.

-Havalandırma sistemlerine hepa filtreler entegre edilebilir.

-Şirketler ofis yoğunluğu azaltmak için iyi organize olmuş ve sağlık şartlarını sağlayan co-working ofislerden yararlanabilirler.

3) Uzun Dönem

Uzak gelecekte Covid-19 hakkındaki bilgimiz artacak ve durum çok daha net olacaktır. Aşı, ilaç gibi çözümler devreye girecektir.  Fakat yine de Covid öncesi ortama tamamen dönmek pek mümkün gözükmemekte. Bundan sonra olabilecek bu tip salgınlara veya öngöremediğimiz başka durumlara adapte olabilmek gerek.  Ofislerde sağlık artık çok daha ön planda olmak zorunda.

-Bu etapta özellikle yeni tasarlanacak çalışma ortamlarında hareketli mobilyalar, tekerlekli masalar gibi, birleştirilip ayrılabilen çeşitli mobilyalar,(çalışma masalarından başlayıp, toplantı masalarına, kanepelere, sofalara kadar…) kullanılmalı. Modülerliğe önem verilmeli.

-Binaların otomasyon sistemleri yeniden ele alınmalı, çalışanların cep telefonu gibi bir aygıtla hiçbir şeye dokunmadan ofiste gezebilmeleri sağlanmalıdır. Örneğin asansörlerin cep telefonundan çağrılması, kapıların yüz tanıma sistemleri ile açılması, aydınlatma-havalandırmanın cep telefonlarından kontrolü gibi…

-Virüsü kısa süre barındıran, kolay temizlenen ve dezenfekte olan malzemeler geliştirilmeli ve tüm çalışma ortamında kullanılmalıdır.

-Tabii ki video konferans, vr gibi teknolojiler vazgeçilmez olacaktır.

-Hastalığı çeşitli şekillerde farkedebilecek detektör ve tarama sistemleri devreye girecektir.

-Belki springler sistemi gibi dezenfekte sistemleri geliştirilecek ve genel dezenfeksiyon için kullanılabilecektir.

-Binaların mekanik sistemleri ele alınmalı, hepa filtreler kullanılmalı, havalandırma sistemlerinde geri dönüşümlü hava kullanılmaktan vazgeçilmelidir. Bina cephelerinde çok daha fazla açılır pencerelere yer verilmelidir.

-Uzaktan çalışma sistemi daha çok çalışma hayatımızın içine girecektir, bu nedenle işverenler evdeki çalışma ortamlarını da desteklemelidir.

Çok zor ve alışık olmadığımız bir süreçten geçiyoruz. Bu sürece adapte olup, gerekli aksiyonları zamanında alabilen firmalar çok daha çabuk normalleşme sürecine girecekler ve bu süreçten kuvvetlenerek çıkabileceklerdir. Ama ‘normal düzen’in hiçbir zaman eski normal olmayacağını unutmamak lazım!

Gürhan BAKIRKÜRE

26 Nisan 2020

×